行政管理實操從入門到精通

第一部分　崗位職責

第一章行政部的職責2

行政管理人員只有瞭解行政部在企業中所處的位置、職責許可權、日常工作流程以及與其他部門的關係，才能順利地開展工作。同時，行政管理人員還應明確一年的工作安排，這也是其崗位職責的一個重要組成部分。



第一節行政部的職責許可權3

001　行政部在企業中所處的位置3

002　行政部的職責許可權3

003　行政部的工作流程4

004　行政部與其他部門的關係5

第二節365天工作安排6

005　國家法定節假日6

006　計算常規工作時間6

007　採用階段工作法7



第二章行政管理人員崗位須知9

行政管理人員需要明確自身的崗位要求以及工作內容。崗位要求對行政管理人員的任職提出各種條件，只有達到這些條件，行政管理人員才能勝任工作。工作內容則是行政管理人員的工作事項和必須瞭解的內容。



第一節行政管理人員崗位要求10

008　個人形象要求10

009　心理素質要求10

010　專業知識要求11

011　個人能力要求11

012　職業道德要求12

第二節行政管理人員的工作內容12

013　日常管理工作內容12

014　專業管理工作內容13



第二部分　管理技能

第三章基本管理技能16

基本管理技能是行政管理人員在日常管理工作中需要用到的一系列技能，如制訂工作計畫、進行有效授權、開展溝通工作等。行政管理人員只有掌握了這些基本管理技能，才能高效地開展工作。



第一節制訂工作計畫17

015　工作計畫的格式與內容17

016　工作計畫的制訂步驟18

第二節彙報工作和下達指示19

017　向上級彙報工作19

018　聽取下級彙報工作19

019　向下級下達指示20

第三節進行有效授權21

020　授權的要素構成21

021　授權的誤區21

022　常用的授權方法22

第四節日常溝通管理23

023　瞭解常見的溝通方式23

024　瞭解常見的溝通障礙24

025　明確溝通方法24

026　向上溝通注意事項24

027　水準溝通注意事項25

028　向下溝通注意事項25

029　需要立即溝通的情況26

030　掌握傾聽的方法27



第四章自我管理技能29

行政管理人員不僅要掌握基本管理技能，還要做好自我管理工作。自我管理包括個人形象自檢和自我反思。通過形象自檢，行政管理人員能更好地展現個人形象；通過自我反思，行政管理人員可以獲知個人失誤，及早作出改進，取得更大的進步。

第一節個人形象自檢30

031　男士形象自檢內容30

032　女士形象自檢內容31

第二節自我反思32

033　瞭解自我反思的內容32

034　做好自我反思記錄33

035　自我反思推廣運用33



第三部分　專業技能

第五章企業行政管理體系建設36

為使企業的行政工作規範化、程式化、制度化，進一步加強管理和協調，明確辦公程式，提高辦公效率，促進企業戰略目標的實現及各項業務的發展，行政管理人員必須關注企業行政管理體系的建設。

第一節企業行政管理體系概述37

036　行政管理體系的功能37

037　行政管理體系的職能37

038　行政管理體系的任務37

039　明確行政管理的目標38

040　設計行政權力架構39

041　行政管理技術體系39

042　行政管理事務體系39

043　行政組織體系39

第二節行政管理制度建設40

044　行政管理制度的組成及內容40

045　行政管理制度的編制程式40

046　行政管理制度編寫的內容要求43

047　行政管理制度編寫的格式要求43

048　行政管理制度的修訂流程44

049　行政管理制度的廢止45

050　行政管理制度的督導執行45

051　行政管理制度的評審47

052　行政管理制度的存檔管理48

053　行政公文管理制度的內容48

054　辦公用品管理制度的內容49

055　檔案管理制度的內容49

056　會議管理制度的內容49

057　後勤事務控制制度的內容50

058　檔控制制度的內容50

059　記錄控制制度的內容50

060　企業文化控制制度的內容51

第三節行政管理流程優化51

061　流程分類51

062　流程管理組織及職責52

063　流程的新建或優化52

064　流程檔的審核簽發53

065　流程的實施執行54

066　流程運行的監控檢查55

067　發文管理流程57

068　收文管理流程58

069　請示管理流程59

070　出差申請流程60

071　出差彙報流程61

072　請假申請流程62

073　來電管理流程63

074　公告管理流程64

075　用車申請流程64

076　車輛維修管理流程65

077　檔案借閱流程66

第四節OA辦公系統建設66

078　OA辦公系統建設的目標66

079　OA辦公系統常見功能模組68

080　OA主頁面功能模組及導航功能模組設定69

081　OA辦公系統的建設模式69

082　OA辦公系統的建設流程70

083　選擇軟體供應商的要點71

084　OA辦公系統管理軟體的選擇步驟72

085　OA運行過程中的資源配置及權限界定73

086　OA各模組維護和內容的日常更新73

第五節行政人員配備74

087　行政部的設置74

088　大型企業行政部常見架構74

089　中小型企業行政部常見

　　架構75

090　行政部經理崗位說明76

091　保安主管崗位說明77

092　門衛值班保安員崗位說明78

093　巡邏保安員崗位說明79

094　清潔主管崗位說明80

095　清潔員崗位說明81

096　食堂主管崗位說明81

097　廚師崗位說明82

098　宿舍主管崗位說明83

099　宿舍管理員崗位說明84

100　司機崗位說明85

101　前臺接待員崗位說明86

102　辦公室文員崗位說明86

103　網路系統管理員崗位說明87



第六章行政接待管理89

行政接待是日常行政管理工作的重要內容，對宣傳企業形象、擴大企業知名度起著非常重要的作用。

第一節常規接待事務管理90

104　接待工作的基本要求90

105　接待規格劃分90

106　常規接待程式91

107　接待室的準備91

108　預約訪客來訪接待92

109　無預約接待93

110　接待各類參觀人員93

111　接待下屬企業來人94

112　接待與企業有業務往來的人員94

113　接待新聞記者94

114　接待前來洽談業務的人員95

115　接待上級檢查機構96

116　接待外賓96

117　外賓接待注意事項96

118　做好來訪登記工作97

第二節行政接待禮儀管理98

119　接待人員儀錶要求98

120　接待人員手勢要求98

121　遞送物品禮儀要求98

122　接待人員語言要求99

123　迎接客人禮儀要求100



第七章企業會議管理101

通過定期或不定期地召開各類會議，企業可以有效促進資訊傳遞，保證工作順利開展。行政部是企業會議的主要管理部門，因此，行政管理人員應帶領部門人員做好每一次會議的管理工作，確保所有會議順利進行。

第一節會議籌備管理102

124　認識企業常見會議102

125　確定會議議題102

126　制定會議方案103

127　制定會議費用預算103

128　擬定會議議程103

129　確定與會人員名單104

130　擬定會議日程與時間104

131　選擇會議場所105

132　會議文書資料準備106

133　準備會議用品106

134　佈置會場107

135　擬定會議通知108

【經典範本01】會議通知108

136　做好會前審核工作108

第二節會議期間的管理工作109

137　會議簽到109

138　接待與會人員110

139　管理會議資料110

140　跟蹤會議進程111

141　做好會議記錄111

142　會議保密措施111

143　保障現場通信暢通112

144　協助做好新聞報導工作112

145　舉辦會議活動113

146　做好會議後勤工作113

147　處理會議突發事件114

第三節會後管理工作114

148　檢查會後現場114

149　清理會後現場114

150　評估會議115

151　收退會議文件116

152　對會議文件進行立卷歸檔117

153　催辦落實會後事務118

154　處理會後其他事務118

155　製作會議簡報119

156　會議費用報銷120

第四節會議成本控制121

157　建立會議審批制度121

【經典範本02】××公司會議審批制度121

158　精簡會議數量122

159　控制各類會議頻率122

160　提升會議品質122

161　推行候會制度123

162　做好會議應急預算124



第八章企業物資管理125

企業物資種類繁多，一般包括各類印信、證照、辦公用品、辦公設備和車輛等。這些物資都是企業的財產，行政管理人員應充分瞭解這些物資，並在日常工作中對其進行有效管理，確保企業物資得到正確的使用和保管。

第一節企業印信管理126

163　企業印章的種類126

164　刻制印章126

165　啟用企業印章127

166　選擇印章保管人員127

【經典範本03】印章保管委託書128

167　建立印章台賬128

168　日常使用印章129

169　停用企業印章130

170　舊印章的存檔和銷毀130

171　介紹信的類型131

172　介紹信管理要點131

173　使用介紹信時的注意事項132

第二節辦公用品日常管理132

174　提出辦公用品採購申請132

175　制訂辦公用品需求計畫133

176　辦公用品採購134

177　辦公用品發放管理134

178　辦公用品領用登記135

179　設專人保管辦公用品135

180　定期盤點辦公用品136

181　管理工作服136

182　管理工號、工作證138

第三節辦公設備管理138

183　日常辦公設備採購138

184　新舊設備交替採購139

185　製作辦公設備管理卡140

186　編制辦公設備管理一覽表141

187　建立故障維修機制142

188　完善設備報修記錄142

189　處理辦公設備報廢事務142

第四節企業車輛管理143

190　購入新車輛143

191　製作車輛管理卡144

192　日常車輛使用管理144

193　車輛使用登記145

194　車輛日常運行記載146

195　司機的日常管理工作146

196　司機違章事故處理147

197　車輛油卡管理148

198　私車公用管理149

199　購車補貼管理149

【實用案例】××公司中高層管理者購車補貼規定150

200　車輛日常保養與維修151

201　車輛報廢換新152

202　辦理企業車輛保險153

203　處理人身事故153



第九章文件管理154

企業在日常經營過程中會產生大量檔，這些檔真實反映了企業各方面的經營狀況，對企業正常運行有著非常重要的價值。行政管理人員應充分瞭解企業文件的分類方法，加強文件管理工作，尤其要重視電子檔的管理工作。



第一節文件收發管理155

204　明確檔收發崗位職責155

205　文件的簽收155

206　文件的分揀156

207　檔的登記157

208　檔的內部分發157

209　文件的寄發158

210　國內外傳真的收發工作159

第二節文件歸檔管理160

211　文件的搜集160

212　檔的整理161

213　檔的歸檔162

214　文件立卷的要點162

215　檔立卷的方法163

216　檔立卷的調整163

217　文件的防護164

218　檔的利用166

219　檔的銷毀166

【經典範本04】檔銷毀工作規範167

第三節電子檔管理167

220　有關電子檔的術語167

221　電子檔管理體制和職責169

222　電子檔收集積累170

223　電子檔鑒定172

224　電子檔歸檔的要求173

225　電子檔歸檔步驟174

226　歸檔電子檔的移交175

227　歸檔電子檔的保管175

228　電子檔的遷移176

229　電子檔的利用177

230　歸檔電子檔的鑒定銷毀177

231　電子檔統計、分析177



第十章企業安全管理178

安全是一切工作的基礎，沒有一個安全的工作環境，任何工作都無法正常開展。行政管理人員的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突發事件處理以及網路安全管理。



第一節消防安全管理179

232　消防安全管理要點179

233　配備基本消防設施179

234　消防器材定位與標識180

235　經常開展消防檢查工作180

236　及時整改消防隱患182

237　定期開展消防演習工作182

238　做好消防檔案管理工作183

第二節日常安全管理184

239　明確保安主管工作職責184

240　明確保安人員的工作職責185

241　開展安全巡視工作185

第三節突發事件處理186

242　突發事件的類別186

243　突發事件的危害187

244　建立突發事件應急預案體系187

245　建立突發事件管理機構187

246　突發事件預測、預警188

247　突發事件處理流程188

248　做好獎懲工作189

249　突發事件危機公關189

第四節值班安全管理190

250　劃分值班管理責任190

251　值班交易處理注意事項190

252　明確值班紀律要求191

253　做好值班排程191

254　節假日期間值班管理192

255　夜間值班管理193

256　值班工作登記管理194

257　值班津貼與獎懲管理195



第十一章員工食宿管理196

食宿是企業為員工提供的後勤保障。企業只有做好了食宿管理工作，才能使員工無後顧之憂，放心地投入工作中。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。



第一節員工伙食管理197

258　員工加餐管理197

259　員工餐卡管理198

【實用案例】××公司員工餐卡管理規定198

260　員工伙食補貼管理199

261　員工餐廳日常管理199

262　員工餐廳計畫管理200

263　餐飲原材料管理201

264　員工餐廳銷售管理202

265　餐廳設施衛生管理202

266　食品衛生管理202

267　員工個人衛生管理203

268　開展衛生檢查工作203

269　開展伙食意見調查工作204

【經典範本05】員工伙食意見調查表204

270　選擇餐廳外包模式205

271　餐廳外包服務商的選擇206

第二節員工宿舍管理207

272　員工宿舍的分類207

273　設立員工宿舍管理員207

274　員工宿舍管理方法208

275　員工宿舍分配管理209

276　新員工入住手續辦理209

277　在職員工入住手續辦理209

278　員工調房（床）管理210

279　員工租房補貼管理210

280　租房補貼的申請細則211

281　員工宿舍鑰匙管理211

282　員工宿舍物品管理212

283　員工宿舍服務管理212

284　員工宿舍安全管理212

285　員工宿舍防盜管理213

286　員工宿舍消防管理213

287　員工宿舍衛生管理214

288　在職員工退房管理214

289　離職員工退房管理215

290　員工住宿檔案管理215

291　明確員工應遵循的事項216

292　明確取消住宿資格的原因216

293　開展宿舍檢查工作217



第十二章行政費用控制220

企業在日常運營的過程中會產生一些行政費用。行政管理人員作為企業行政事務的負責人，必須嚴格控制各項行政費用，以降低經營成本，增加效益。



第一節行政費用預算控制221

294　行政費用的類別221

295　制定預算管理制度221

【經典範本06】預算管理制度222

296　編制年度費用預算223

第二節日常行政費用控制224

297　公務費用控制辦法224

298　消耗品費用控制方法225

299　電話費控制方法225

300　能源費用控制方法226

301　紙張費用控制方法226

302　差旅費控制辦法227

【實用案例】××公司差旅費標準227

303　業務招待費控制229

304　交通費控制230

第三節節能減排管理230

305　建立節能管理小組230

306　掌握節能減排要點231

307　劃分各部門節能減排職責231

308　加強用電管理工作232

309　加強用水管理工作232

310　加強車輛燃油管理工作232

311　使用新型節能產品233

312　開展節能減排宣傳工作233

313　開展節能減排培訓工作233

314　節能減排檢查與考核233



第十三章企業文化建設235

企業文化建設工作是行政管理人員日常工作的一個重要組成部分。企業文化建設工作包括員工活動管理、企業網站建設、企業宣傳欄管理以及企業內刊管理四個方面。通過開展這四個方面的工作，行政管理人員可以為企業創造良好的工作氛圍，使企業獲得長遠的發展。



第一節企業文化建設規劃236

315　企業文化建設的內容236

316　企業文化建設的時機237

317　企業文化宏觀建設的實施步驟238

318　企業文化建設實施的階段步驟239

319　企業文化建設實施的微觀步驟239

320　企業文化建設的方法240

321　企業文化建設規劃的內容242

322　企業文化建設規劃的寫作242

【經典範本07】××實業有限公司企業文化2014—2018年建設規劃243

323　制訂企業文化建設年度工作計畫248

【經典範本08】企業文化建設××年度工作計畫250

324　企業文化建設項目的種類255

325　企業文化建設專案計畫的內容255

326　企業文化建設項目的制定過程256

【經典範本09】企業文化手冊編制計畫257

327　企業文化活動的內容259

328　企業文化活動的類型259

329　專項企業文化活動（任務）方案的類別260

330　專項企業文化活動（任務）方案的制定步驟261

【經典範本10】××實業有限公司員工文化活動方案263

331　綜合性企業文化建設活動的策劃266

【經典範本11】企業文化宣傳活動方案267

332　專題性企業文化建設專項

　　活動（任務）的策劃268

【經典範本12】企業文化知識競賽活動方案269

333　單位（部門）企業文化建設活動策劃272

第二節開展企業文化培訓活動274

334　企業文化培訓計畫的時間統籌274

335　企業文化培訓課時的長度掌握275

336　企業文化培訓的頻率275

337　參加企業文化培訓的對象275

338　明確企業文化培訓的內容275

339　企業文化培訓的內容要有層次277

340　企業文化培訓的形式要靈活多樣277

341　充分利用各種機會開展企業文化培訓277

第三節員工活動開展與管理278

342　日常員工活動分類278

【實用案例】××公司員工活動安排表278

343　開展員工慶生活動279

344　給員工送生日禮物279

345　生日活動費用預算280

346　管理員工活動室280

347　組織成立員工俱樂部282

348　明確俱樂部管理人員職責282

349　員工俱樂部活動意向調查283

【經典範本13】××員工俱樂部活動意向調查表283

第四節企業宣傳管理285

350　各部門對於宣傳工作的職責285

351　宣傳的管道及內容285

352　宣傳工作實施要領286

353　宣傳欄的設置286

354　宣傳欄的使用與管理287

355　宣傳欄的規劃287

【經典範本14】宣傳欄規劃方案287

356　企業文化牆的建設289

【經典範本15】企業文化牆建設方案290

第五節運用企業網站展示企業文化291

357　網站內容規劃291

358　網站設計要求292

359　網站管理人員設置292

360　網站的更新與維護293

第六節運用內刊推動企業文化建設293

361　內刊內容和欄目的策劃293

【經典範本16】企業內部報紙內容和欄目策劃方案294

362　設置內刊編輯部296

363　明確內刊的內容要求297

【經典範本17】稿件獎勵辦法297

364　做好稿件登記工作298

365　內刊的發放298